本コラムは『Microsoft 365運用管理シリーズ』の第8回です。
生成AIの活用が急速に広がる中、多くの企業でMicrosoft Copilotへの関心が高まっています。しかし、「ライセンスを購入すればすぐに業務効率化できる」と考えるのは少し危険です。
実際には、Copilotを効果的かつ安全に活用するためには、事前にMicrosoft 365環境の整備が欠かせません。Microsoft CopilotはMicrosoft 365内のメール、チャット、会議、ファイルなどの情報を活用して回答を生成するため、Microsoft 365の運用状況がそのままCopilotの品質に影響します。本記事では、Copilot導入前に確認しておきたいMicrosoft 365環境のポイントについて解説します。
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なぜCopilot導入前の環境整備が重要なのか
Microsoft Copilotは、WordやExcel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどのMicrosoft 365アプリと連携し、組織内の情報を横断的に参照して利用者を支援します。
そのため、
・不要なアクセス権が付与されている
・ファイル管理ルールが統一されていない
・退職者アカウントが整理されていない
・TeamsやSharePointの運用が属人化している
といった状態では、Copilotが意図しない情報を参照したり、期待する回答を得られなかったりする可能性があります。
Copilotを導入する前に、自社のMicrosoft 365環境を見直すことが重要です。
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アカウント管理は適切に行われているか
最初に確認したいのがアカウント管理です。
現場では、
・退職者アカウントが残っている
・権限の棚卸しができていない
・共有アカウントが乱立している
といったケースも少なくありません。
Copilotは利用者がアクセス可能な情報をもとに回答を生成します。
そのため、不要な権限が付与された状態では、本来参照すべきではない情報にアクセスできてしまうリスクがあります。
Entra IDを活用した適切なID管理や定期的な権限棚卸しは、Copilot活用においても重要な基盤となります。
ファイル管理ルールは整備されているか
Copilotの回答品質を左右する大きな要素が、組織内に蓄積されたドキュメントです。
例えば、
・「最新版」が複数存在する
・ファイル名が統一されていない
・個人フォルダに重要資料が保存されている
・SharePointが活用されていない
といった状況では、Copilotも正しい情報を見つけにくくなります。
生成AIの導入を機に、SharePointやOneDriveの運用ルールを整備し、業務情報を適切に蓄積できる環境を構築することが重要です。
Teamsの運用ルールは明確か
CopilotはTeamsのチャットや会議情報も活用します。
しかし、
・チーム作成ルールがない
・重複したチームが存在する
・情報共有先が整理されていない
といった状態では、必要な情報が埋もれてしまいます。
また、会議の議事録やナレッジがTeams上に蓄積されることで、Copilotの活用価値はさらに高まります。
Teamsを単なるチャットツールとして利用するのではなく、情報共有基盤として運用できているかが重要なポイントです。
セキュリティ対策は十分か
Copilotの導入検討時によくいただく相談が、
「機密情報は大丈夫なのか？」
というものです。
Copilot自体が勝手に情報を外部へ公開することはありませんが、Microsoft 365の権限設定やデータ管理に問題があれば、利用者が本来見るべきではない情報へアクセスできてしまう可能性があります。
そのため、
・多要素認証（MFA）
・条件付きアクセス
・デバイス管理
・情報保護ポリシー
など、基本的なセキュリティ対策を実施しておくことが重要です。
シャドーAI対策としても、企業が管理できるMicrosoft 365環境でAIを活用することは有効な選択肢といえるでしょう。
情シス担当者だけに依存していないか
中小企業では、いわゆる「ひとり情シス」の状態でMicrosoft 365を運用しているケースも珍しくありません。
しかし、
・アカウント管理
・ライセンス管理
・Teams運用
・セキュリティ設定
・Copilot導入検討
まで一人で対応することは大きな負担となります。
特定の担当者だけが設定内容を把握している状態では、担当者の異動や退職によって運用が継続できなくなるリスクもあります。
Copilot導入は単なるライセンス購入ではなく、Microsoft 365全体の運用を見直す良い機会といえるでしょう。
まとめ
Microsoft Copilotを効果的に活用するためには、導入前のMicrosoft 365環境整備が欠かせません。
特に以下の5点は事前に確認しておきたいポイントです。
・アカウント管理
・ファイル管理
・Teams運用
・セキュリティ対策
・運用体制
Copilotは非常に強力なツールですが、その効果はMicrosoft 365環境の品質によって大きく左右されます。
アコードワークスでは、Microsoft 365運用支援や情シス支援サービスを通じて、Microsoft 365環境の整備からCopilot活用までトータルでサポートしています。まずは現状の運用状況を見直し、安全かつ効果的な生成AI活用に取り組んでみてはいかがでしょうか。
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